In deze insight
In deze Insight poneren we de stelling ‘Een elektronische leeromgeving is géén documentenbeheersysteem (Training handouts daar gelaten)‘ en beargumenteren we of we het er juist mee eens of oneens zijn. Maar, voordat we dit doen, nemen we eerste de terminologie onder de loep en bekijken we het doel van beide systemen.
Elektronische leeromgeving
Laten we eerste even kijken naar de definitie van elektronische leeromgeving (ookwel ELO in het kort). Want, toen we deze Insight op onze socials plaatsten, realiseerden we ons niet dat ook wij meerdere termen als synoniemen door en voor elkaar gebruiken.
Uit verschillende onderzoeken blijkt dat er geen heldere terminologie op het gebied van elektronische leeromgevingen bestaat (Verstelle, Sloep, & de la Parra, 2002).
- Zo gebruikt de een de term ‘elektronische leeromgeving’ voornamelijk voor de virtuele werkplek waar studenten leren en docenten het leerproces begeleiden. Terwijl de ander juist doelt op de software: “Welke ELO hebben jullie?“.
- Er worden redelijk wat synoniemen gebruikt voor een en hetzelfde:
- Elektronische leeromgeving (ELO);
- Leermanagementsysteem/Learning Management Systeem (LMS);
- Teleleerplatform;
- Digitale leeromgeving (DVO);
- Virtuele of online leeromgeving;
- of online Academy.
De verschillende termen worden te pas en te onpas voor en door elkaar gebruikt. Opvallend is dat de term ELO voornamelijk in het onderwijs wordt gebruikt, terwijl de term LMS juist in het bedrijfsleven wordt gebruikt.
Maar, wat behoort nu specifiek wel of niet tot het begrip ELO? Het integrerende karakter van elektronische leeromgevingen betekent dat er ook overlap is met andere soorten systemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan systemen voor het beheer van onderwijsmateriaal, systemen voor het ontwikkelen van e-learning (auteursomgevingen) en student/medewerker administratiesystemen.
Wanneer we kijken naar het proces waarbinnen de elektronische leeromgeving (ELO) wordt gebruikt, dan spreken we eigenlijk over een learning management systeem (LMS) waarbij de functionaliteiten puur ondersteunend zijn aan het primaire proces, namelijk onderwijs verzorgen en volgen.
Kijken we echter naar een learning management systeem (LMS), dan hebben we het in feite over de software voor elektronische ondersteuning van zowel het primaire proces als secundaire processen (faciliterend, voortgangsadministratie, enz.).
Learning content management systeem (LCMS)
Indien een learning management systeem (LMS) tevens over een geïntegreerde auteursomgeving beschikt, dan spreken we van een learning content management systeem (LCMS). Dit is dan ook waarom wij meestal spreken over een LCMS wanneer wij het hebben over onze ILIAS of Chamilo omgevingen.
Documentbeheersysteem
“Een documentbeheersysteem, ook wel documentmanagementsysteem (DMS), betreft een opslagplaats waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is.” Zo luidt de definitie van document management systeem volgens Wikipedia.
Heel concreet heeft een documentbeheersysteem als doel informatie op het juiste moment beschikbaar te maken aan de juiste persoon. Het soort informatie is hierbij niet relevant.
Gemeenschappelijke deler
De grote gemeenschappelijk deler van zowel een elektronische leeromgeving (lees ‘LCMS’ 😉) als een documentbeheersysteem is dus dat ze beiden als doel hebben informatie gemakkelijk vindbaar te maken voor haar gebruikers. Het type informatie is hierin natuurlijk onderscheidend. Zo stelt een elektronische leeromgeving leercontent beschikbaar en een documentbeheersysteem documenten.
Documenten: Wanneer en waar slaan we ze op?
Natuurlijk; Zoveel mensen, zoveel meningen. Maar, om deze vraag te beantwoorden, hanteren wij de volgende richtlijn:
- Is het document onderdeel van of aanvullend op een training (bv. een training handout of een infographic)?
- Ja, dan hoort dit document thuis op de ELO of het LCMS.
- Nee, dan sla je dit document liever op in het DMS.
Hoe zit het dan met trainingsdocumenten die nog in ontwikkeling zijn en waar meerdere auteurs aan werken? Ook hiervoor maak je het liefst gebruik van de standaard mogelijkheden die een DMS met zich meebrengt. Denk hierbij aan versiebeheer en bijvoorbeeld het in- en uitchecken van een document. Zodra het trainingsdocument gereed is, kan een kopie ervan worden gepubliceerd op de ELO of het LCMS.
Nu vraag je je misschien af waarom je dan nog überhaupt trainingsdocumenten zou opslaan in de ELO of het LCMS? Allereerst omdat we ernaar streven alle leermaterialen op een centrale plaats beschikbaar te stellen. Verder, willen we natuurlijk ook kunnen inzien welke cursisten de documenten hebben bekeken.
Online opslagdiensten
Mocht je dan toch besluiten om meer dan alleen trainingsdocumenten in je ELO of LCMS beschikbaar te stellen, dan is dit meestal ook mogelijk door middel van een integratie met een online opslagdienst zoals Google Drive, Microsoft OneDrive of Dropbox. Zowel het Chamilo als ILIAS LCMS ondersteunen dit out-of-the-box.
Tot slot
In deze Insight hebben we je heel wat termen naar het hoofd geslingerd. Misschien heb je nog wat vragen, verbeterpunten of een onderwerp voor onze volgende Insight. Voel je vooral vrij om ons te contacten:
Mogen we je nog wat vragen?
We besteden veel tijd en aandacht aan onze Insights en hopen dat je dit waardeert. Indien je je hierin kunt vinden, wil je onze Insights dan met je netwerk delen? We willen namelijk een zo groot mogelijk publiek bereiken en kunnen jouw hulp daarbij goed gebruiken.
Merci 🙏